Rechnung oder Mahnung per Post versenden

Geschäftspost und Forderungen

Eine postalische Zahlungserinnerung ist besonders dann hilfreich, wenn E-Mails unbeantwortet bleiben oder die Kommunikation nachvollziehbar dokumentiert werden soll. Die Vorlage hält Forderung, Rechnung und nächste Frist zusammen.

Du kannst die Rechnung als Anlage hinzufügen und vor dem Versand jede Seite in der Druckvorschau kontrollieren.

Mahnung vor dem Versand prüfen

Die Empfängerin soll den Vorgang ohne Rückfrage zuordnen können.

Rechnung

Empfohlen: Nummer, Datum und ursprüngliches Zahlungsziel

Vermeiden: nur einen Gesamtbetrag nennen

Offener Saldo

Empfohlen: Teilzahlungen und Gutschriften berücksichtigen

Vermeiden: veralteten Kontostand senden

Neue Frist

Zahlungsweg

Empfohlen: IBAN und Verwendungszweck prüfen

Vermeiden: alte Bankverbindung

Rückfragen

Zahlungserinnerung öffnen

[Kunde oder Unternehmen]

[Straße und Hausnummer]

[PLZ] [Ort]

Deutschland

Prüfe den aktuellen Kontostand unmittelbar vor dem Versand und ersetze alle Platzhalter.

So sieht dein Brief aus

[Kunde oder Unternehmen]

[Straße und Hausnummer]

[PLZ] [Ort]

Deutschland

[Ort], [Datum] Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] Sehr geehrte Damen und Herren, zu der oben genannten Rechnung ist nach unserer Buchhaltung noch ein Betrag von [Betrag] € offen. Das vereinbarte Zahlungsziel war der [Datum]. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] unter Angabe der Rechnungsnummer auf folgendes Konto: [IBAN / Kontoinhaber] Sollte die Zahlung inzwischen erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Rückfragen oder abweichenden Unterlagen melden Sie sich bitte unter [Kontakt]. Mit freundlichen Grüßen [Name / Unternehmen] Anlage: Rechnung [Rechnungsnummer]

Mahnung erstellen

Bevor du weitermachst

• Prüfe Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Betrag und Zahlungsziel.
• Nenne in einer Mahnung die ursprüngliche Rechnung und den offenen Betrag eindeutig.
• Berücksichtige bereits eingegangene Teilzahlungen, Gutschriften und vereinbarte Zahlungspläne.
• Setze eine klare neue Zahlungsfrist und gib die korrekte Bankverbindung an.
• Bei Verbrauchern gelten für Verzug und 30-Tage-Hinweise besondere Voraussetzungen. Hole bei Unsicherheit fachlichen Rat ein.
• Diese Vorlage ist eine Schreibhilfe und keine Rechtsberatung. Frist, Form, Empfänger und erforderliche Nachweise hängen vom Einzelfall ab.

So funktioniert es

Öffne die Vorlage und starte direkt mit einem brauchbaren ersten Entwurf.
Prüfe Empfänger und Inhalt, ersetze die Platzhalter und füge deine Nachweise oder Anlagen hinzu.
Lies den Brief noch einmal sauber durch, versende ihn auf dem passenden Weg und behalte eine Kopie.

Mahnung erstellen

Quellen

Gesetze im Internet – § 286 BGB

Bundesjustizministerium – BGB

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Versandnachweis vergleichen

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Wie lange braucht ein Brief innerhalb Deutschlands?

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Erinnerung und Mahnung?

Eine freundliche Zahlungserinnerung benennt Rechnung, Betrag und neues Zahlungsdatum, ohne unnötig zu eskalieren. Für den rechtlichen Verzug kommt es auf Fälligkeit, Mahnung und mögliche gesetzliche Ausnahmen an.

Was gehört in eine Mahnung?

Rechnungsnummer und -datum, offener Betrag, ursprüngliches Zahlungsziel, neue Frist, Bankverbindung und Kontaktmöglichkeit. Füge die Rechnung bei, wenn sie dem Empfänger fehlen könnte.

Ist der Kunde automatisch nach 30 Tagen im Verzug?

§ 286 BGB regelt den Verzug und mehrere Ausnahmen. Bei Verbrauchern greift die 30-Tage-Regel nur mit einem besonderen Hinweis in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung.

Bereit zum Weitermachen?

Starte mit einer sachlichen Zahlungserinnerung und passe Rechnung, Betrag, Frist und Ton an.

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